Très souvent, les systèmes d’impression des entreprises sont construits de façon tout à fait empirique. Ils ne font que s’adapter à une succession de besoins utilisateurs. Par voie de conséquence, la physionomie globale du système d’impression ne respecte que très partiellement les standards et les procédures qui facilitent sa gestion ainsi que le contrôle et le respect des coûts induits.

UN CONTEXTE ASSEZ COURANT…

La plupart des entreprises s’inscrivent dans le schéma opérationnel suivant :

• La direction des Systèmes d’information met à disposition des moyens d’impression de plus en plus sophistiqués.
• Les services achats ou généraux paient les consommables.
• La production de documents couleur va croissante.
• Les utilisateurs impriment ce qu’ils veulent
• LA MAITRISE BUDGETAIRE EST TRES IMPARFAITE

 

LES CLES D’UNE BONNE MAITRISE

Maîtriser son système d’impression, c’est déjà pouvoir répondre aux interrogations suivantes :

• Qui imprime, qui copie ?
• Quel volume ?
• À partir de quelle application ?
• Quand ?
• Sur quel périphérique ?

Questions auxquelles peu d’entreprises sont en mesure de répondre de façon formelle ou immédiate.

 

L’APPROCHE MCII

Afin d’aider les entreprises à optimiser et rationaliser leur système d’impression et à en maîtriser les coûts, MCII leur apporte son expertise en matière d’études et de conseil, de solutions techniques et organisationnelles et d’accompagnement.

À cet égard, MCII a mis au point une démarche d’intervention, largement éprouvée par de nombreuses entreprises :

• Audit des moyens existants et flux d’impression effectivement produits au sein de l’entreprise, évaluation des coûts directs
• Analyse détaillée des pratiques des différents utilisateurs en interne.
• Étude d’implantation et d’architecture intégrant notamment les impacts éventuels sur l’organisation et la formation des utilisateurs.
• Définition d’une « politique d’impression » prenant  en compte les objectifs fonctionnels, méthodologiques et financiers de l’entreprise.
• Engagement et suivi des appels d’offres auprès des constructeurs
• Déploiement de la nouvelle architecture
• Mise en place d’un outil de gestion du système permettant  de garantir une maîtrise budgétaire (un suivi précis des flux d’impression, la mise en place de quotas, de tarifs, sécurisation et confidentialité).
• Externalisation de la gestion du système d’impression au travers d’un contrat coût copie tout compris.

 

UN RETOUR SUR INVESTISSEMENT APPRECIABLE

De façon générale, le budget impression représente entre 1 et 3% du chiffre d’affaires de l’entreprise et la part de documents bureautique, 20% de ce montant. Grâce à une meilleure rationalisation du système d’impression, l’entreprise peut réaliser des économies sensibles comme le démontre le tableau ci-dessous.

Nb périph réseau	Nb périph locaux	Nb de serveur d'impression	Effectif estimé	Nb de pages ou copies par An	Budget annuel	Economie attendue	ROI
100	20	1	400	2 200 00	130 K€	25 K€	1 an
200	50	1	700	4 400 00	270 K€	50 K€	8 mois
500	100	2	1 600	10 800 00	660 K€	130 K€	6 mois
1 000	300	3	3 300	22 300 000	1 370 K€	250 K€	4 mois